継続的ミーティング支援システム
概要
プロジェクトミーティングのように継続的に行われるミーティングをよりよいものにするためには，過去の話し合いの内容を思い出しながら話し合うことが重要である．本研究では，相互に協調して動作する情報的に拡張されたボードとタブレット型デバイスを用いた新たなミーティング支援システムについて述べる．本システムを用いることで，日常的なミーティングの内容が検索・要約など高度利用が可能なコンテンツとしてクラウドに記録・蓄積され，タブレット型デバイスからいつでも閲覧できる．さらに，過去のコンテンツの一部を進行中のミーティングに引用して話し合うことができる．
1 はじめに
企業や研究室などの組織では，様々な種類のミーティングが行われている．新商品を提案するプレゼンテーション，アイディアを生み出すためのブレインストーミング，日常の研究や仕事の中で生じた疑問や問題点を解決するためのミーティングなど，目的に応じて参加人数や設備，準備期間などは様々である．なかでも，ホワイトボードや黒板・フリップチャートのような道具（以下，ボードと呼ぶ）を用いて継続的かつ頻繁に行われる小規模のミーティング（以下，継続的ミーティングと呼ぶ）は，目標に向かって仕事や研究を円滑に進めていくために重要な役割を担っている．
ボードが用いられるミーティングを支援する情報環境に関する研究の筆頭として，Xerox PARCのUbiquitous Computingが挙げられる．Ubiquitous Computingそのものは，実環境中にあまねくコンピュータが存在することを指す概念であり，Liveboardと呼ばれる大型のリアプロジェクションディスプレイを用いて実現された電子ボードと，PARCPADと呼ばれるタブレット型デバイス，PARCTABと呼ばれる個人用の携帯型デバイスを実現し，それぞれが協調的に動作する仕組みを提唱している．
Ubiquitous Computingにおけるミーティングでは，Liveboardをボードとして用い，電子ペンでフリーハンドの絵を書き込んだり，画像や図形などのオブジェクトを作成したり，それらを移動したりしながら話し合いを行う．PARCPADには，Liveboardに表示されている内容を表示することができ，スタイラスを用いてストロークを書き込み，Liveboardに反映できる．さらに，PARCTABはLiveboardに表示されている内容を指示するためのポインタとして利用される．
継続的ミーティングにおける問題の一つとして，ミーティング参加者間で話題の文脈を共有できていないと，本来話し合うべき問題に辿り着くまでに相応の時間がかかってしまうことが挙げられる．Liveboardのように電子的なボードを用いてミーティングを行うことを前提とすれば，過去のミーティング内容をタブレット型デバイスに保存して持ち歩いて、その内容の一部をボードに提示して話し合うことで，このような問題を解決できるだろう．
そこで我々は，Xerox PARCが提唱したLiveboardとPARCPAD，PARCTABの組み合わせによるミーティング支援システムを参考に，現在の技術を利用して新たなミーティング支援システムを実現した．
2 継続的ミーティング支援システム
2.1 システム概要
図1: システム構成と利用イメージ
我々が開発・運用している継続的ミーティング支援システムは，TimeMachineBoardと呼ばれるミーティング内容を記録するための仕組み（以下，TMBと略記する）と，iStickyと呼ばれる個人の活動に関わるコンテンツを集約しTMBに情報を入力するためのクライアントソフトウェアによって構成される．図に本システムの概要を示す（利用イメージについては後述する）．TMBは，大型ディスプレイをボードとして用いる．また，iStickyはタブレット型デバイスで動作する．TMBはXerox PARCのLiveboard，iStickyはPARCPADとPARCTABに相当し，互いに協調的に動作してミーティングを支援する．
にボードに提示される情報の一例を示す．ボードには，話し合いの内容を参加者全員で共有し理解しながらミーティングを進めるために，手書きの文字や図，テキスト・画像など（これらをボード要素と呼ぶ）を入力・提示できる．
これらのボード要素はiStickyを用いて作成する．iStickyには日々の活動記録をテキストとして書き込むためのメモ機能，画像を管理するための機能，手書きの図を描くためのスケッチ機能，後述するミーティング記録の閲覧機能が実現されている．ミーティング参加者はこれらの機能を用いて，日々の活動を記録する．これらの記録はミーティングクラウド（以下，クラウド）に保存され，どこでも検索・閲覧・編集ができる．
そして参加者は，ミーティングの際にiStickyを用いて，自らが話したい内容，他の参加者と共有したい情報をクラウドに保存されたコンテンツの中から選んで，あるいはその場で新たなコンテンツを作成して，TMBに入力する．TMBに表示されている内容はiStickyに表示され，iStickyでボード要素の移動・拡大縮小，フリーハンドストロークの書き込み，ポインティングができ，これらの操作はTMBに反映される．そして，TMBに提示したボード要素を操作し，図に示すようにツリー状に配置してトピックごとにボード要素を分類・整理することでミーティングを進行する．最後に，TMBに表示されているミーティング終了時の状態をコンテンツ（これをボードコンテンツと呼ぶ）としてクラウドに保存する．
図2: ボードコンテンツと木構造
図3: 検索インタフェース
2.2 過去のボードコンテンツの閲覧
クラウドに保存された過去のボードコンテンツをいつでも手軽に参照できるようにするために，iStickyの機能として図に示すような検索インタフェースを開発した．検索インタフェース上部には，過去に行われたミーティングの最終状態を表すボードイメージを時系列順に並べたボードイメージビューを配置した．ビューを左右にスクロールすることでボードコンテンツの一覧を閲覧でき，必要に応じて，選択したボードイメージを拡大して閲覧できる．ボードコンテンツをクラウドに保存し，タブレット型デバイスで閲覧できるようにすることで，過去に行われたミーティングを振り返りながら新しいアイディアを考えたり，話し合いに基づいて作業したりできる．
2.3 ボードコンテンツの引用
過去のボードコンテンツの一部を進行中のミーティングにおいて明示的に提示（この行為を引用と呼ぶ）して話し合うことで同じ話の繰り返しや迷走を防ぐことができると考えられる．引用の流れを図に示す．まず，参加者Aがあるミーティングでタブレット型デバイスから図をボードに提示（図中?）して話し合う．ミーティングを終了すると提示した図を含むボードコンテンツがクラウドに保存される（?）．その後のミーティングで，参加者Bがクラウドからタブレット型デバイスにダウンロード（?）した過去のボードコンテンツから，参加者Aが提示した図をボードに再提示（?）する．明示的に過去のミーティング内容を提示する事で，過去のミーティングを踏まえて話し合うことができる．
このような引用を実現するため，検索インタフェース下部にボードイメージビューで選択しているボードコンテンツに含まれる画像・テキストなどのボード要素一覧を表示するビュー（ボード要素一覧）を配置し，必要なボード要素を選択して引用できるようにした．ボード要素一覧から引用したいボード要素を選択すると，ポップアップで情報が表示され，内容を確認して引用できる．
引用はミーティングの最中に行う行為であるため，複雑な操作を要求すると話し合いを阻害してしまい，利用されにくい．そこで，操作をできるだけ容易にして参加者が一般的なコピーアンドペーストと同様の感覚で利用できる，できるだけ話し合いを阻害しない，引用機能を実現した．
2.4 ボードコンテンツの検索
図4: 木構造と引用情報から表した複数ミーティングの文脈（一部抜粋）
図5: トピック検索インタフェース
これまでに述べた機能を活用してミーティングを行うと，その結果としてボードコンテンツが生成される．ボードコンテンツはミーティングの最終状態を表すスナップショットと，参加者やプロジェクトなどのミーティングのメタデータ，提示されたボード要素それぞれの種類や内容，ツリー状に配置することによって得られる木構造，引用によって得られる複数のボードコンテンツにまたがるボード要素間の引用関係によって構成される．
本システムでは，コンテンツの構造化やコンテンツ同士の関係の情報をミーティング参加者の行動に伴って自動的に記録している．例えば，参加者が内容を分かりやすく整理するために、ボード要素をツリー状に配置することで，コンテンツの内部構造が自動的に得られる．また，議論の重複を防ぐために、過去のボード要素を引用することで，ボードコンテンツ間の関係情報が自動的に得られる．これらの情報は，これまでは労力をかけて作成しなければならなかったが，本システムでは，ミーティングを円滑にするための機能を参加者が活用することで，ボードコンテンツの検索や要約に必要な情報を自動的に獲得することができる．
木構造によってボードコンテンツに含まれる複数のトピックを抽出する事ができる．図にボードコンテンツの抜粋を示す．角丸の矩形で囲まれたボードの一部分がトピックである．またそれぞれのトピックは引用関係によって関係付けられている．図にこれらの情報を利用したトピック検索インタフェースを示す（図と図の???は共通のトピックを示す）．画面左上の検索ボックスにテキストを入力すると，ボードコンテンツに含まれるテキストボード要素を全文検索し，木構造を利用して検索結果をボード要素を含むトピックごとに画面左側に表示する．検索結果からトピック?を選択すると，画面右側に関連するトピックを表示する．トピック?は木構造を用いてトピック?の同一ボードに含まれるトピックを取得している．トピック?はトピック?との引用関係を用いて，同様にトピック?はトピック?からの引用関係を用いて取得できる．関連トピックの表示順序は，引用関係にあるトピックは元のトピックからのホップ数，同一ボードに含まれるトピックは元のトピックからの距離に基づいている．
木構造や引用関係を活用する事でミーティングを効率的に検索する仕組みを実現できた．さらに，複数のミーティング内容を要約して提示するといった高度な応用も実現できると考えられる．
3 まとめと今後の課題
本論文では，Xerox PARCが提唱したボードとタブレット型デバイスが協調的に動作するミーティング支援システムを参考に，現在の情報技術を用いて，継続的ミーティングを支援するシステムを実現し，その構成と機能について述べた．本システムを用いてミーティングを行うことで，日常の活動の中で蓄積されたテキスト，イメージ，スケッチ，過去のミーティング内容の一部をボードに提示して整理しながら話し合うことができる．さらに，ミーティング中に参加者が行った行動から木構造や引用関係を自動で獲得し，ボードコンテンツとしてクラウドに保存する．そして，クラウドに蓄積されたボードコンテンツの検索や要約などの高度利用が可能であることを示した．
今後は，記録されたコンテンツの性質について考察すること，複数ミーティング間の文脈を俯瞰できるインタフェースを実現すること，また，複数ミーティングの要約を実現し，その有用性を実験によって評価することなどに取り組んで行く予定である．また，本システムを継続的に運用し，実際に行われるミーティングからフィードバックを受けながら，研究開発に反映して行くことが特に重要であると考えている．